Text copied to clipboard!
Заглавие
Text copied to clipboard!Координатор по контрол на документи
Описание
Text copied to clipboard!
Търсим Координатор по контрол на документи, който да се присъедини към нашия екип и да поеме отговорността за ефективното управление, съхранение и проследяване на всички документи в рамките на организацията. Тази роля е ключова за поддържането на съответствие с вътрешните политики и външните регулаторни изисквания, както и за осигуряване на точност, достъпност и сигурност на документацията.
Координаторът по контрол на документи ще работи в тясно сътрудничество с различни отдели, за да гарантира, че всички документи са правилно класифицирани, актуализирани и достъпни за оторизираните служители. Той/тя ще бъде отговорен/а за внедряване и поддържане на системи за управление на документи, както и за обучение на персонала относно процедурите за контрол на документи.
Основните задължения включват създаване и поддържане на регистри на документи, проследяване на ревизии, осигуряване на съответствие с ISO стандарти и други нормативни изисквания, както и подготвяне на отчети и анализи, свързани с документацията. Кандидатът трябва да притежава отлични организационни умения, внимание към детайла и способност за работа под напрежение.
Идеалният кандидат има опит в администриране на документи в корпоративна среда, познания по системи за управление на документи (DMS), както и умения за работа с MS Office и други софтуерни инструменти. Владеенето на английски език е предимство, особено при работа с международни екипи и документи.
Ако сте мотивиран/а, организиран/а и имате страст към поддържането на ред и точност в документацията, тази позиция е идеална за вас.
Отговорности
Text copied to clipboard!- Управление и поддържане на системи за контрол на документи
- Класифициране и архивиране на документи според вътрешни политики
- Проследяване на ревизии и актуализации на документи
- Осигуряване на съответствие с регулаторни и ISO изисквания
- Обучение на персонала относно процедурите за контрол на документи
- Създаване и поддържане на регистри на документи
- Подготовка на отчети и анализи, свързани с документацията
- Координация с други отдели за събиране и валидиране на документи
- Контрол на достъпа до чувствителна документация
- Поддържане на електронни и хартиени архиви
Изисквания
Text copied to clipboard!- Минимум средно образование; висше образование е предимство
- Опит в управление на документи или административна роля
- Познати с DMS (Document Management Systems)
- Отлични организационни и комуникационни умения
- Внимание към детайла и способност за работа под напрежение
- Добри компютърни умения – MS Office, скенери, бази данни
- Способност за работа в екип и самостоятелно
- Знания по английски език са предимство
- Разбиране на ISO стандарти и регулаторни изисквания
- Отговорност и дискретност при работа с конфиденциална информация
Потенциални въпроси за интервю
Text copied to clipboard!- Какъв е вашият предишен опит в контрол на документи?
- Работили ли сте със системи за управление на документи (DMS)?
- Как се справяте с множество задачи и срокове?
- Какви мерки предприемате за осигуряване на точност в документацията?
- Имали ли сте опит с ISO или други регулаторни изисквания?
- Как бихте обучили нов служител относно процедурите за документи?
- Какво правите при откриване на несъответствие в документ?
- Какви софтуерни инструменти използвате за управление на документи?
- Как поддържате конфиденциалността на чувствителна информация?
- Какви са вашите дългосрочни цели в тази област?
